DALAM pengambilan keputusan, faktor yang seringkali menjadi penghambat adalah belum dimilikinya budaya dan skill partisipasi. Adakalanya dalam sebuah pertemuan, peserta duduk manis mendengar dengan seksama penyampaian pendapat dan sanggahan-sanggahan yang belangsung, sampai akhirnya pertemuan selesai dan keputusan diambil.
Usai pertemuan, muncul ketidakpuasan atas keputusan yang diambil. Beberapa peserta melanjutkan diskusi dan mencurahkan kritik di luar forum sehingga muncul kasak-kusuk. Ketika pertemuan berlangsung, mereka tidak punya keberanian untuk menyampaikan, mungkin karena tidak berani atau terkadang dikarenakan tidak mendapat kesempatan berbicara.
Fenomena lain yang terjadi dalam sebuah diskusi atau rapat adalah adanya dominasi dari orang atau kelompok tertentu dalam forum. Sebagian peserta tidak bersuara, akhirnya kesepahaman yang dicapai bersifat semu dan keputusan yang diambil keputusan normatif dan tidak operasional.
Hambatan dan kerumitan dalam diskusi atau pertemuan untuk pengambilan keputusan bisa diatasi melalui teknologi partisipasi. Teknologi partisipasi memungkinkan semua anggota kelompok (peserta diskusi/pertemuan) memiliki kesempatan yang sama untuk mengemukakan ide dan membantu setiap orang untuk mengapresiasi ide orang lain.
Teknologi partisipasi membuka peluang semua peserta untuk terlibat aktif dalam diskusi. Pendekatan dalam teknologi partisipasi memungkinkan orang yang ‘tidak pintar bicara’ bisa berperan dan terlibat secara aktif dalam pengambilan keputusan, perbedaan yang ada akan dicarikan resolusi dengan tanpa meniadakan perbedaan tersebut, membuat masalah menjadi mudah dipahami, menjadikan pendapat dan opini yang muncul menjadi sesuatu yang berharga, serta menjadikan semua anggota kelompok sebagai pengambil keputusan. Salah satu teknologi partisipasi adalah workshop.
Apabila sebuah organisasi atau instansi pemerintah menginginkan keputusan yang mengikat semua pihak atas permasalahan atau membuat rencana tindakan, sementara dalam kelompok tersebut terdapat stakeholder yang ingin terakomodasi dalam keputusan, maka langkah yang ditempuh bisa mengadakan workshop.
Workshop digunakan untuk memberi kesempatan kepada semua anggota kelompok guna memberikan kontribusi dalam proses pengambilan keputusan. Setiap peserta dirangsang untuk kreatif memberikan daya dan inisiatifnya. Ide-ide yang muncul disatukan, disistemisasi menjadi sebuah pemikiran yang integral. Berbagai inisiatif yang muncul diformulasikan sedemikian rupa untuk mendapatkan solusi. Dalam workshop dibangun kesadaran memikul tanggung jawab bersama dengan mengakomodir banyak kepentingan pihak-pihak yang terlibat.
Sebelum workshop dimulai, perlu dibangun situasi yang menyenangkan, akrab dan tidak terlalu formal. Peserta harus ditantang untuk mengeluarkan ide-ide baru, berpikir kreatif, saling membantu antarpeserta dalam menemukan solusi yang jitu dan inovatif.
Berikut 5 (lima) tahap pelaksanaan workshop:
Pertama: Tahap Konteks, membuka workshop dengan menjelaskan konteks dari masalah yang akan dibahas dalam workshop, menjelaskan bagaimana alur proses workshop dan hasil apa yang mungkin dicapai. Fasilitator mengajak peserta berdiskusi mengenai perlunya peran aktif setiap peserta, bagaimana peran fasilitator dan aturan-aturan yang disepakati bersama.
Pada tahap ini fasilitator mulai membuka pertanyaan fokus yang ditulis di papan tulis/kertas pleno, pertanyaan ini ditujukan untuk memancing kreativitas dan tumbuhnya ide dari peserta. Pertanyaan fokus jangan mengundang jawaban benar-salah, iya-tidak, setuju-tidak setuju, menguji atau multi interpretasi. Pertanyaan fokus bersifat menantang, investigative dan kreatif serta pertanyaan yang membangkitkan ingatan dan pengalaman peserta mengenai tema yang didiskusikan.
Jika workshop berorientasi untuk menemukan akar masalah, buatlah pertanyaan fokus yang investigative untuk menggali fakta dari peserta. Pertanyaan yang mengandung frasa apa sebab atau mengapa sangat cocok. Namun apabila workshop berorientasi menghasilkan rekomendasi tindakan, pertanyaan fokus lebih praktis memancing jawaban aksi, frasa yang cocok adalah bagaimana atau apa yang harus dilakukan.
Kedua: Tahap Brainstorming (curah ide), membangkitkan ide. Fasilitator mengajak peserta membaca pertanyaan fokus, fasilitator memberi contoh ide (jawaban) atas pertanyaan fokus untuk memancing kreativitas peserta. Peserta diminta memikirkan ide (jawaban), mengasosiasikan dan memikirkan kembali pengalaman yang relevan dengan pertanyaan fokus tersebut. Ide (jawaban) bukan merupakan jawaban yang benar-salah, tetapi merupakan jawaban terbuka hasil pemahaman/persepsi peserta atas realita/wacana yang dipahaminya.
Diskusi dibagi dalam tahap individual, kelompok kecil dan pleno. Pada tahap individual setiap peserta menuliskan list jawaban (ide) atas pertanyaan fokus ke dalam beberapa kartu kecil (kertas metaplan). Selanjutnya tahap kelompok, peserta dibagi dalam kelompok kecil, setiap ide individual didiskusikan dalam kelompok kecil, setiap kelompok kecil menentukan 5-6 ide yang disepakati ditulis dalam kartu-kartu ide. Ide yang disepakati merupakan konsensus kelompok kecil. Selanjutnya tahap pleno, setiap kelompok kecil membawa beberapa kartu kecil yang berisi ide dan ditempel di papan tulis.
Ketiga: Tahap Kategorisasi (clustering), semua peserta berkumpul lagi dalam kelompok besar untuk secara bersama-sama mencurahkan ide, mengelompokkan setiap ide ke dalam beberapa kelompok kategori sesuai kemiripan masing-masing jawaban. Setiap kategori diberi judul, diamati apakah susunan ide sudah logis atau masih ada ide yang aneh dan tidak relevan.
